Privacyverklaring

In het kader van hun activiteiten verwerken de vennootschappen Deprince, Cherpion & Associates BV BVBA, PME Assistance BV BVBA en DTAX.lu NV de persoonsgegevens van natuurlijke personen. Zij zijn derhalve onderworpen aan de wettelijke beschikkingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (afkorting ‘GDPR’ in het Engels) van 27 april 2016, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, van toepassing sinds 25 mei 2017.

In onze hoedanigheid van boekhouder, accountant en belastingconsulent zijn wij verplicht om bepaalde regels te respecteren, zoals het beroepsgeheim, de discretieplicht of andere wettelijke verplichtingen zoals die van de nieuwe wet tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WE?

Bij de uitvoering van onze opdrachten verzamelen en bewaren wij verschillende soorten persoonsgegevens. Deze gegevens verschillen naargelang onze dienstverlening. Het betreft hoofdzakelijk:

  • identificatiegegevens
    naam, voornaam, adres, geboortedatum en -plaats, identiteitskaartnummer, …

  • financiële gegevens
    inkomsten, leningen, spaartegoeden, bankrekening en informatie hieraan verbonden, waarde van roerende en onroerende goederen, …

  • socio-demografische gegevens
    burgerlijke stand, gezinssituatie, …

  • andere
    kopie van de identiteitskaart of paspoort.

Wij verwerken geen bijzondere (gevoelige) gegevens die te maken hebben met uw politieke, religieuze of filosofische overtuigingen of uw raciale afkomst of etniciteit.

Bij de uitvoering van sommige opdrachten kunnen wij gevoelige gegevens met betrekking tot uw gezondheid verwerken (belastingaangiften, nalatenschap, verzekering…).

Indien uw mandaat betrekking heeft op de natuurlijke personenbelasting, zijn wij eventueel verplicht om de persoonsgegevens van minderjarigen te verwerken zoals de naam, voornaam en/of geboortedatum van uw kind(eren) evenals sommige gevoelige persoonsgegevens in verband met de bijzondere status van uw echtgenoot(e) en kind(eren).

HOE VERZAMELEN WE DE PERSOONSGEGEVENS?

  1. De betrokkene zelf of zijn familie heeft ons de persoonsgegevens doorgegeven.

  2. We hebben de persoonsgegevens uit officiële publieke bronnen gehaald zoals het Belgisch Staatsblad, de Nationale Bank van België, de Kruispuntbank van Ondernemingen of Tax-on-Web.

  3. Onze klant(en) heeft (hebben) ons de persoonsgegevens doorgegeven, zoals gegevens van zijn (hun) personeelsleden, zijn (hun) bestuursleden, zijn (hun) aandeelhouders of vennoten, of andere personen die betrokken zijn bij zijn (hun) activiteit (bijv. klanten, leveranciers, …)

WAT DOEN WE MET DE PERSOONSGEGEVENS? 

Overeenkomstig het reglement van toepassing, verwerken we de persoonsgegevens enkel voor één van de volgende wettelijke doeleinden:

  1. Om een zakelijke relatie aan te gaan
    overeenkomstig de wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme zijn we verplicht onze cliënten en hun lasthebber(s) te identificeren of hun identiteit te verifiëren;

  2. Om een overeenkomst of opdracht uit te voeren
    zonder de verwerking van deze persoonsgegevens zouden wij geen kwaliteitsdienst kunnen leveren of onze opdracht tot een goed einde kunnen brengen;

  3. Om aan de wettelijke en regelgevende verplichtingen te voldoen
    zoals deontologische regels, fiscale en sociale verplichtingen, alsook verplichtingen in verband met de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;

  4. Om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen
    voor de uitoefening van onze rechten op verdediging in burgerlijke zaken, tucht- of strafzaken;

  5. Om een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag te vervullen
    zoals bij de voorkoming van het witwassen van geld.

Het gebruik van die gegevens varieert naargelang onze opdracht en de verwerking ervan, o.a. voor:

  • administratieve doeleinden

  • facturatie

  • juridische, fiscale en sociale redenen

  • de opmaak van boekhoudkundige of wettelijke documenten (notulen, verslagen, balansen, jaarrekeningen, …)

  • financiële analyses en risicoanalyses

  • de bescherming van onze rechten en die van onze cliënten

HOELANG BEWAREN WE DE PERSOONSGEGEVENS?

Uw persoonsgegevens worden enkel voor een bepaalde termijn bewaard die nodig is om de overeenkomst of de opdracht uit te voeren. Om aan de wettelijke bewaarplicht te voldoen, is het mogelijk dat we bepaalde gegevens bijhouden zonder dat die worden verwerkt. In dat geval is de bewaartermijn wettelijk vastgelegd. Na deze periode worden de persoonsgegevens verwijderd.

MET WIE DELEN WE DE PERSOONSGEGEVENS?

Wij kunnen bepaalde persoonsgegevens delen met:

  • verwerkers
    aan wie wij enkel die gegevens bezorgen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun opdracht;

  • externe medewerkers
    die bijdragen aan de uitvoering van onze opdracht (notaris, advocaat, curator, …) en aan wie wij die gegevens bezorgen die zij nodig hebben om hun opdracht te vervullen;

  • overheden
    in geval van onderzoek zijn we wettelijke verplicht bepaalde informatie mee te delen (bijv. in het kader van de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, belastingcontrole, …)

Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming, en behoudens verzet van de betrokkene, kunnen de gegevens slechts met een verwerker en/of een externe medewerker worden gedeeld indien er een dwingende overeenkomst werd afgesloten tussen onze vennootschap en de verwerker en/of externe medewerker. Meer algemeen zorgen wij ervoor dat onze partners zoals wij de regels nakomen inzake de bescherming van persoonsgegevens.

BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS

Teneinde de veiligheid inzake de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen, hebben wij technische en organisatorische maatregelen getroffen, zoals firewalls en een interne toegangscontrole. Die beogen onder meer uw persoonsgegevens te beschermen tegen een ongeautoriseerde toegang, verlies of vernietiging.

Alle verzamelde gegevens zijn op een beveiligd netwerk bewaard. Onze leveranciers komen de beschikkingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming na.

UW RECHTEN

  • recht op informatie en inzage
    bevestiging krijgen dat de gegevens zijn gebruikt, vragen dat de  verzamelde gegevens aan de betrokkene zouden worden meegedeeld, geïnformeerd worden over elke communicatie van de gegevens aan derden ;

  • recht op rectificatie
    rectificatie vragen van onjuiste of onvolledige gegevens ;

  • recht op gegevenswissing
    vragen om persoonsgegevens te wissen wanneer deze niet meer worden gebruikt of in geval van onwettig gebruik ;

  • recht van bezwaar
    het gebruik en de verwerking van de persoonsgegevens beperken ;

  • recht op overdraagbaarheid
    vragen dat de gegevens naar de betrokkene worden overgedragen of naar een andere verwerkingsverantwoordelijke in het kader van zijn dienstverlening ;

  • recht om een klacht in te dienen
    in geval van geleden schade, een schadevergoeding eisen.

Om deze rechten uit te oefenen, moet de betrokkene een schriftelijke aanvraag indienen,

Deprince Cherpion & Associates BV BVBA
of PME Assistance BV BVBA of DTAX.lu NV

Mutsaardplein 2A
1853 Strombeek-Bever
BELGIUM

Om elk verzoek zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden, moeten wij de betrokkene met nauwkeurigheid identificeren. In geval van twijfel, kunnen wij bijkomende informatie vragen. Elke aanvraag zal zo snel mogelijk worden behandeld, uiterlijk één maand na ontvangst of voor ingewikkelde verzoeken binnen de twee maanden.

Bepaalde verzoeken kunnen kosten met zich meebrengen ten laste van de aanvrager. Indien uw verzoek ongegrond of excessief is, kunnen we uw verzoek afwijzen. Indien zo, laten wij dit de aanvrager weten en zullen wij voor de dienstverlening eventueel een offerte opmaken.

Indien u een klant bent, een lasthebber van een klant, of een uiteindelijke begunstigde van een klant, dan vestigen wij uw aandacht op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Het artikel luidt: “De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rectificatie van zijn gegevens, noch van het recht op vergetelheid, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken”.

In dit geval, moet de betrokkene contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit om zijn rechten uit te oefenen.

KLACHTEN

Alle klachten moeten bij de Gegevensbeschermingsautoriteit worden ingediend. Voor meer informatie nodigen wij u uit hun website te bezoeken:
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

WIJZIGING VAN ONZE PRIVACYVERKLARING

Om conform te blijven aan de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer behouden wij ons het recht voor om deze Privacyverklaring aan te passen. Wij nodigen u uit om voortaan op regelmatige basis onze website te bezoeken en zo op de hoogte te blijven van ons beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens. 

CONTACTGEGEVENS

Heeft u vragen over de bescherming van persoonsgegevens, aarzel dan niet om met ons contact op te nemen:

Deprince Cherpion & Associates BV BVBA
of PME Assistance BV BVBA
of DTAX.lu NV

Mevrouw Céline DEGEYE
Nieuwelaan 71
1853 Strombeek-Bever
BELGIUM

gdpr@pmeassistance.be

Tel. : +32 (0) 2 267 04 89